Komplexní řešení elektronické spisové služby (ESS) - to je aplikace Evidence dokumentů (ED), která patří mezi stěžejní databázové aplikace vyvinuté na firemní vývojové platformě T-WIST.

Logika a funkčnost aplikace je navržena v souladu s platnou legislativou a dalšími předpisy. Jedná se zejména o:

• zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě
• prováděcí vyhlášku č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
• zákon č. 500/2004 Sb., Správní řád
• zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu
• spisový a organizační řád organizace
• zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
• prováděcí vyhlášku č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů
• prováděcí vyhlášku č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek
• Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (NSESS)

Možnosti a rozsah práce s aplikací se mění podle role uživatele a jemu přidělených přístupových práv. V rámci aplikace je zohledněno pět základních rolí - Podatelna, Podatelna-odbor, Vedoucí, Referent, Správce. Základním principem je evidence přijatých a odeslaných dokumentů, sledování jejich pohybu v rámci organizace a samozřejmě také archivace resp. skartace v souladu s platným Spisovým řádem

Aplikace dále umožňuje:

• variabilně filtrovat výpis evidovaných dokumentů (např. příchozí / odchozí, nevyřízené, moje / všechny,...)
• podatelně jednoduše roztřídit dokumenty po odborech, resp. odděleních
• pořídit ke každému záznamu o dokumentu evidenční údaje (číslo podací a jednací, datum přijetí, přidělení konkrétnímu referentovi), základní informace o odesílateli/adresátovi (identifikace RČ/IČ, adresa) a předmětu dokumentu
• přidělit každému záznamu o dokumentu číslo jednací a zařadit jej do spisu
• vkládat, aktualizovat a smazat jednotlivé záznamy (podle rozsahu přístupových práv)
• uložit ke konkrétním záznamům potřebné dokumenty formou elektronické přílohy (v libovolném standardním formátu doc, rtf, pdf, xls, jpeg,…)
• vyhledávat dokumenty podle libovolných kritérií
• přeposílat dokumenty v rámci organizace k vyjádření dalším pracovníkům (umožňuje schvalovací proces, vč. e-podpisu)
• předat jednotlivé dokumenty nebo celé spisy jinému uživateli
• zakládat vnitřní poštu (z vlastního podnětu uživatele)
• odpovídat pomocí nadefinovaných šablon dopisů (ve formátu rtf, použitelné pro MS Word, Open Office, typy lze nastavit pomocí modulu Nastavení šablon)
• tisknout běžné tiskopisy (podací deník, předávací protokoly pro odbory a Českou poštu, roční knihu pošty atd.) ve formátu pdf
• tisknout adresy na různé typy obálek a štítků (typy lze nastavit pomocí modulu Nastavení obálek)
• tisknout čárové kódy (pomocí modulu pro zpracování čárového kódu 3 z 9, do kterého se kóduje pořadové číslo)
• integraci s frankovacím strojem (např. Xertec, Neopost)
• integraci s elektronickou podatelnou (dle konkrétního typu a specifikace, vlastní řešení nebo např. TrustPort® ePodatelna)
• integraci s evidencí ARES (přímý import kontaktních údajů o ekonomických subjektech)
• integraci se systémy ISVS CzechPoint, IS RŽP, OK Nouze
• integraci s ISDS – datovými schránkami dle zákona č. 300/2008 Sb.
• integraci s aplikacemi VITA software
• integraci s aplikacemi YAMACO software
• integraci s aplikacemi A-plus software
• integraci s úložištěm dokumentů (např. ELOenterprise - nástroj pro správu, skenování a ukládání dokumentů do jednotného datového skladu (archivu))
• integraci s aplikacemi třetích stran pomocí modulu SOAP konektor, přičemž SOAP služby tohoto konektoru jsou poskytovány jako serverová část a jsou obsluhovány pomocí standardizovaného SOAP protokolu
• autorizovanou konverzi vytvořených dokumentů do PDF (s využitím software Print2PDF Premium Edition od Software602, a.s.)
• komplexní pohled na souhrnné statistické údaje o dokumentech a jejich počtu a typu za celý úřad, za jednotlivé odbory i referenty pomocí Statistiky evidence dokumentů, včetně generování grafů
• tvorbu a sledování úkolů vyplývajících z vyřizování dokumentů (pomocí aplikace Evidence úkolů, kterou lze využít i pro zadávání jiných úkolů, vzniklých v rámci vykonávání běžné agendy organizace)
• rozšíření o doplňující dílčí evidence (Evidence stížností a petic, Evidence žádostí o informace dle zákona č. 106/1999, Evidence dokumentů matriky, Evidence objednávek, Evidence přijatých a vydaných faktur, Evidence úkolů aj.)

Pro dosažení plné integrace aplikace Evidence dokumentů s datovými schránkami, tak jak ji definuje zákon č. 300/2008 Sb., přistoupila naše společnost k Memorandu o spolupráci mezi Ministerstvem vnitra ČR a zástupci výrobců elektronických SSL, viz informace webu MV ČR